過去3年間，我們一直在研究提高腦力勞動者工作效率的方法，研究發現，腦力勞動者在不必要的任務上耗費了大量時間，而這些任務幾乎不能帶來任何個人成就感，因為往往換作他人也能完全勝任。
既然如此，人們為什麼依然樂此不疲？因為我們都有一種與生俱來的本能，放不下那些讓我們感覺忙碌並因而帶來成就感的工作。與此相對，我們的老闆總在不斷努力用更少的人做更多的事。
腦力工作者能通過以下方法提高自身工作效率：主動思考時間管理；找出對自己和組織最重要的工作；放下或創造性地外包剩下的工作。

優化時間的5步流程
1. 識別低價值任務
通過我們的自我評估工具，在你每天的工作中找出：（1）對你或公司不太重要的工作；（2）相對容易放棄、委派或外包的工作。我們的研究發現，腦力勞動者至少有1/4的工作同時屬於以上兩種類型。

2. 處理低價值任務
你可以將低價值任務歸成三類：速斃類（可以立即放手並且不會帶來負面效果的任務）；可卸載類（無需費神就能下達給他人的任務）和需重新規劃類（需要進行架構重組或大變更的任務）。

3. 卸下包袱
很多參與者對我們表示，將工作委派他人一開始往往最難，但最終效果卻很好。一位參與者說，他總在不斷擔心交出去的工作結果會怎樣，另一位則說他的問題是總忘記「督促、鼓勵和跟蹤」。 大部分參與者最終都克服了這些障礙。在他們將2%-20%的工作委派他人後，團隊和個人成績未見任何下滑。

4. 規劃省出的時間
接下來你需要找出能夠最大程度優化省出時間的方法。寫下兩到三件你應做但未做的事，記到本子上，並評估你在時間利用上是否能更加高效。

5. 如果省出的時間很快就被一些意外情況侵佔，那麼就要做到：堅持計畫
雖然我們提出的計畫是一個完全自我指導的過程，但把它分享給你的老闆、同事或導師同樣非常重要。你應該告訴他們你放棄了哪些任務和放棄的原因，另外最好隔幾週就與他們分享下你的收穫。
這種改變並非易事。但所有參與者都認為這種練習是一種有效的「強制機制」，幫助他們成為更更高效、更投入的管理者。你不需要對組織、工作流程或商業模式做出任何改變和改革，就能像他們一樣。你惟一要做的是提出正確的問題，並用行動做出正確的回答。

（圖片來源： 網絡）

作者：Julian Birkinshaw/Jordan Cohen