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想提升工作效率?就要拿得起亦放得下

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對於許多現代員工來說,「停工」不是一件容易的事。如今,智能手機、筆記型電腦和全球化企業一起24小時運轉,以協調世界各地員工的工作時間。在這樣一個時代,把工作完全留在辦公室似乎已經成了天方夜譚。然而,我們仍然有必要在工作與休息之間劃出一定的界限,留出時間陪伴家人與朋友、外出活動或是做做白日夢,這對提高工作效率、激發創造力和維持身心健康都有重要意義。

1、適當停工能提高工作效率
工作太賣力、全無休息反而會影響我們的集中力和工作效率。波士頓諮詢公司(BCG)通過實驗發現,強制員工休息或延長休息時間能提高生產效率。另有研究表明,短時間停工,例如在下午打個盹,能恢復精力與集中力。此外,花一點時間跳出細節、認清大局,能幫助我們更好地理解當前任務的目的,找出優先項。托尼·施沃茨(Tony Schwartz)指出,「高度集中與間歇性放鬆交替進行,人的工作表現最好、效率最高。」

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2、有計劃或隨機地停工也能激發創造力
3M公司以創新能力著稱,為了保持創造力「發動機」高速運轉,3M早在1948年就發明了「15%時間」制度——給員工15%的停工期做自己的事情。這一制度被後來許多公司所效仿。萊勒專門指出適當停工對解決問題必不可少:「人們往往認為,解決一個難題最好的辦法就是堅持不懈地努力,但大腦長時間處於這種高度緊張的狀態會造成副作用,即難以生成創造性聯繫,而這種聯繫正是做出突破的關鍵。」

3、維持身心健康並改善我們的人際關係
有研究發現,卸下工作休息一段時間後,員工患冠心病等嚴重疾病的幾率會降低。適當停工對身心健康和人際交往都有極其重要的意義。

4、那麼,如何更好地利用停工期呢?這裡有幾條小竅門,或許會為你提供幫助。
制定明確的時間安排:像計畫工作會議一樣計畫休息時間,並嚴格遵守。
當你需要休息的時候,給自己專門的停工時間。如果你被一個問題給困住了,心情沮喪,或僅僅是坐累了,那就休息十分鐘,走動走動、讀讀閒書,或者和朋友一起喝杯咖啡,放鬆你的頭腦。
關掉手機:隨時處於連線狀態(例如使用手機)會造成很大壓力。準備兩部手機,一部工作用,一部私人用;回到家裡就把工作手機留在包裡,度假的時候則把工作手機鎖在酒店的保險櫃裡。如果工作要求你必須隨時待命,就在腦子裡「關機」,直到手機真響了再進入「開機」狀態。設法在工作和私生活之間劃下明確的界限。
清空記憶體:比較好的辦法是把待辦事項列成一張井井有條的清單,將腦子裡的內容轉移到不同的實體資料夾裡。有條理能幫助你放下焦慮,輕鬆享受停工期。
建立固定程式:把日常活動變成固定的程式有助於改善睡眠。固定的程式和步驟會向你的大腦發出信號,讓大腦知道應該在甚麼時候開始工作、甚麼時候放下工作、甚麼時候靜思、甚麼時候和家人共度美好時光。

資料來源:《哈佛商業評論》

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