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提高工作效率的4個好習慣

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無論是在工作、學習還是生活中,我們都在極力追尋提高效率的方法。有時,讓我們暈頭轉向的並不是工作量,而是不知道自己有多少工作、該先做什麼。
提高效率只需要以下四個好習慣:

1. 只留下和手頭事務有關的東西
前美國最高法院大法官查理斯•伊文斯•休斯說:「人不會死於工作過度,卻會死於浪費和憂慮。」如果桌子上堆滿了信件,報告、備忘錄之類的東西,就足以使人產生混亂,緊張和焦慮的感覺。這種情緒會使你憂慮得患高血壓、心臟病和胃潰瘍。
芝加哥和西北鐵路公司的董事長羅西•輸廉斯說:「一個書桌上堆滿了檔的人,若能把他的桌子清理一下,留下手邊待處理的一些,就會發現他的工作更容易,也更實在。我把這種清理叫做料理家務、這是提高效率的第一步。」

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2. 區分事情的重要程度來安排工作順序
記住一個最基本的原則:人類的大腦無法進行「多執行緒處理」。人同一時間只能聚焦在一件事情上面。所謂的「多工工作」並不是真的「同時進行」,而是大腦不斷地在這些不同的事務之間打斷和切換而已。一個行之有效的方法,是把工作、學習中遇到的問題,分解成一個個更小的問題,然後把它們列成清單,隨身攜帶,利用碎片時間,進行思考和推導。在這個過程中,取得的任何進展和回饋,都記下來,便於下一次繼續進行思考。

3. 遇到問題、立刻解決、不要拖延
開工前,先給自己一個5分鐘的高度集中精神工作的時刻,全力以赴,迅速進入工作狀態。凡是2分鐘內就可以完成的事,立刻去做不要猶豫。任何時候的靈感、想法、思路等,覺得有用就務必要記錄下來,因為分分鐘你會再忘記,只有記錄下來才有實現的可能。
美國鋼鐵公司前董事H•P•霍華,說服了董事會,每次開會只討論一個問題,然後做出結論,不耽擱、不拖延。這樣所得的決議也許需要研究更多的資料。但是,在討論下一個問題前,這個問理一定能形成決議。霍華先生告訴我,改革的結果非常驚人,也非常有效,所有的陳年舊帳都了結了。日曆上乾乾淨淨的,董事們也不必帶著大包檔回家,大家也不再為沒有解決的問題而憂慮。

4. 學會組織、分層負責和監督
很多人都在自掘墳墓,因為他們不懂得怎樣把責任分攤給其他人,而堅持事必親躬。其結果是,很多枝節小事使他手忙腳亂,他總覺得匆忙、焦慮和緊張。一個做上級主管的人如果想避免憂慮、緊張和疲勞,那他必須這樣做不可。

資料來源:《華住大學 》
Photo:網路圖片

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