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公司的「時間資產」是如何流失的?

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再多的錢,都買不到25小時一天,也換不回因低效會議而浪費的1個小時。大多數公司管理資金的流程十分周密,形成鮮明對比的是,很少有公司能有效地管理時間。
浪費時間造成的損失很大:內部會議佔用了本應與顧客溝通的時間,公司變得驕傲自滿、充斥官僚主義、效率低下,成本提高,最終影響收益;另外,員工和親朋好友相處時間越來越少,更重要的是,這麼做還不能得到甚麼價值。我們並不缺少時間管理方面的建議,但它們大都針對個人行為。如果你公司的溝通方式一貫冗長繁瑣,那你除了入鄉隨俗別無選擇:雖然不情願,你也只能勉力而為。

貝恩公司的員工極富創意,他們使用VoloMetrix提供的分析工具,研究了17家大公司的時間分配情況,得到了如下結論:

管理者要有「雙重人格」

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開會浪費時間?6招令會議變得有效率

1、公司多採用電子溝通方式。
隨著技術的發展,一對一到一對多的邊際交流成本明顯降低,人們溝通的次數急劇增加。很多高管每天收到約200封電子郵件,每年就是3萬多封。如果對這一趨勢不加控制,高管們很快會發現,每週至少需要拿出一整天工作時間來處理所有的電子類溝通資訊。

2、會議用時飛速增加。
高管們參加的會議越來越多,部分是由於組織會議的成本降低了,部分是因為開會比過去更容易,利用電話、視頻、螢幕共用等方式都可以參會。

3、真正的協作受到限制。
儘管一對一和一對多的交流次數在過去20年間急速增長,但研究發現,80%的此類交流都發生在部門內部,並非不同業務之間、不同職能之間或公司總部和分公司之間。越來越多時間花在了交流上,卻未能在公司各個獨立單元之間促成更有效協作。

4、會議上不守規矩行為增多。
我們發現,高管習慣性在開會時發送電子郵件。此外,會議「撞車」更是家常便飯。這些不守規矩行為造成惡性循環,多工處理和預約衝突使會議效率變低,公司不得不安排更多會議完成工作。

5、控制會議的正式規章很少。
多數公司中,佔用同事時間不需要付出太多成本。如果你發現需要解決的問題,直接發起解決小組研究該問題,甚至很可能直接發起行動著手解決該問題。這種佔用公司時間的要求通常不經過任何審核,也不需要正式批准。

6、懲罰機制缺失。
在貝恩最近的調查中,高管們將半數以上會議評為「低效」或「非常低效」。但很少有公司建立評估獨立部門的會議效率,更不用說針對會議效率高低,制定明確懲罰機制了。

Text: Michael Mankins/Chris Brahm/Gregory Caimi 《哈佛商業評論》
Edit:Yolanda Qin
Photo:網路圖片

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