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辭退員工面談的3W1H?

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前一陣子看到新聞指某跨國公司開始使用機械人員工,幾十人的工作此時一個足矣。試問普通人大腦如何與電腦抗衡?科技的發展、經濟的不景氣,也令縮減人員成趨勢之一。解僱員工是一間公司無法迴避的問題,而解僱面談則是解僱員工的關鍵環節,如果處理不當可能引發勞資爭議。
在進行解僱面談時,需要重點關注四個方面的問題,即由誰通知(Who)、何時通知(When)、何地通知(Where)和如何通知(How)。

Who?
解僱面談的主體應該是頂頭上司,相對於其他管理人員,員工更加信賴其頂頭上司。頂頭上司掌握所需資訊,對整個面談有更準確的把握;面談時可有第三方在場,但主體依然是頂頭上司。第三方在面談中只充當調節者和見證者的角色。

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When?
將解僱面談的時間推到星期五下午下班之前並不很適合,不但使員工在整個週末都感到焦躁、憤怒和不安,並有可能將這種情緒傳遞給身邊的親友,員工也會有充分的時間來思考起訴的問題。在星期一進行解僱面談,員工會有整個星期的時間來尋找新的工作,同時這樣的時間安排也會將這次解僱對其他員工的負面影響降到最低。

Where?
在自己辦公室進行解僱面談並不是好選擇。如果被解僱員工變得憤怒且拒絕離職,或是大吵大鬧,都會在公司產生不好的影響。一個中立的談話場所是最佳的選擇——比如公用會議室或空置的辦公室。一則這是對於被解僱員工最基本的保護,其次也避免讓其他員工聽到,產生不必要的猜測,從而影響到整個團隊。

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How?
一般來說,解僱面談應該選擇一對一的通知方式,這樣能使員工感到受重視和尊重。如果企業中習慣用於通知員工的是E-mail,那麼通過E-mail通知員工也可行。
如果撤銷整個部門或大規模裁員,此時選擇集體通知可以使大家瞭解這不是針對某一具體員工的解僱。但一定要對受到影響的員工集中召開一系列座談和溝通的會議。

解僱面談一般只需要15分鐘甚至更短的時間。在解僱面談中,執行者只需做三件事:
一是通知員工其被解僱的事實;
二是向其解釋被解僱原因;
三是告知員工公司的下一步計畫。
因員工得知被解僱後可能會有激烈反應,因此要使員工瞭解「下一步計畫」,包括工資、福利、經濟補償等在內的具體方案及後續安排,並要結合勞工法例和企業規章對以上方案進行清晰說明和解釋。

(圖片來源: 網絡)
Text: Yolanda Qin

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