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9個要點教你快速寫好職場郵件(下)

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數位時代,郵件就是所謂的白底黑字。隨便一張截圖,你的郵件就成了呈堂證供,那麼,完成一封完美的郵件需要幾步?以下繼續第5個至第9個重點。

5、倒金字塔敘事。
倒金字塔的敘事方法是很有用的:在郵件的開頭,用一段話,言簡意賅地概括大意,講清楚「四個 w 和一個 h」——誰(who)、什麼(what)、何時(when)、為什麼(why)、怎麼樣(how)。說清楚這些,再慢慢展開郵件、旁徵博引、羅列資料、推演流程吧。

6、多用點,少用面。
最讓人頭疼的郵件,就是烏泱泱幾個大段,需要費勁巴拉地去裡面刨出對方的重點,加以消化吸收。而通俗易懂的郵件,多是分好了點,一二三四五,言簡意賅。而且點和點之間沒有重複,邏輯清楚。更好的郵件,是把複雜的事情分成幾個大塊,每塊下面幾個小點,以重要性和緊急程度排序,把不可洩漏的重點用黃底標出,層次清楚,皆大歡喜。

9個要點教你快速寫好職場郵件(上)

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7、不要抄送一堆人。
首先,在一封郵件裡,加入更多收件人的時候,務必在郵件開始處寫上“+john”之類的提示,這對於原有的收件人和新加進來的收件人都是尊重。
其次,每一個收件人都應該是和這封郵件裡所談及的事情有關的,以免弄得收件人莫名其妙,不知道應該說些什麼或是做些什麼。而且收到不相關的郵件對於大多數人來說,都是一種困擾。最後,很忌諱的做法,就是在郵件討論陷入某種僵局的時候,把部門或者公司裡的頭頭腦腦加入郵件。
 
8、郵件的歸屬權。
你應該明白的是,在很多國家和地區的法律定義中,公司郵箱裡的郵件都是公司資產。這意味著,公司有權力看你的任何一封郵件。而且,在公司的電腦上,哪怕是用個人郵箱發出的信件,都有可能被定義為公司資產。這意味著,不要用公司郵箱發不該發的東西——包括任何違反公司規定或當地法律的討論。

9、標點符號。
用對標點符號、不要中英文標點混用、不寫錯別字、英文單詞之間要空格、特殊名詞首字母大寫……這都是最基本的書寫要求。而更高的商務書寫要求,還包括那些能讓收件人更快閱讀郵件的技巧。比如,在英文單詞前後都加上空格,用更短的分句,統一字體、字型大小、文字顏色等等。不要以為你的收件人看不出這些細節,有時候,細節就是決定成敗的關鍵。

Text : Yolanda Qin

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